Klient umawiając termin czynności notarialnej, po okazaniu i złożeniu stosownych dokumentów bądź informacji dotyczących czynności oraz ich wstępnej weryfikacji uzyskuje dodatkowe informacje, czy dokumenty i przedstawione dane są wystarczające.

Przykładowy zakres dokumentów niezbędnych do podpisania aktu notarialnego

1. UMOWA ZBYCIA DZIAŁKI (np. sprzedaż, darowizna działki):

• w przypadku księgi wieczystej prowadzonej w systemie elektronicznym numer tej księgi, w przypadku księgi prowadzonej w systemie papierowym odpis zwykły z księgi wieczystej wydany przez Sąd Rejonowy Wydział Ksiąg Wieczystych właściwy dla położenia nieruchomości,
• podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów, to jest wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego,
• dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zameldowania),
• dodatkowo, w przypadku firm ? aktualny odpis z KRS lub Wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
• wartość rynkowa działki (cena sprzedaży),
• warunki i data wydania działki,
• nr rachunku bankowego, na który maja wpłynąć środki pieniężne lub wskazanie innego sposobu zapłaty ceny sprzedaży,
• wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku lub też decyzja o warunkach zabudowy,
• wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej, gdy będzie wydzielana działka do nowej księgi wieczystej,
• ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości, gdy następuje podział.

2. UMOWA ZBYCIA LOKLAU Z KSIĘGĄ WIECZYSTĄ (np. sprzedaż, darowizna lokalu):

• w przypadku księgi wieczystej prowadzonej w systemie elektronicznym numer tej księgi, w przypadku księgi prowadzonej w systemie papierowym odpis zwykły z księgi wieczystej wydany przez Sąd Rejonowy Wydział Ksiąg Wieczystych właściwy dla położenia lokalu,
• podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów, to jest wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub umowy ustanowienia odrębnej własności lokalu lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego,
• dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zameldowania),
• dodatkowo, w przypadku firm ? aktualny odpis z KRS lub Wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
• wartość rynkowa lokalu (cena sprzedaży),
• warunki i data wydania lokalu,
• nr rachunku bankowego, na który maja wpłynąć środki pieniężne lub wskazanie innego sposobu zapłaty ceny sprzedaży,
• zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
• zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
• dowód opłacenia podatku od nieruchomości i opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu.

3. UMOWA ZBYCIA SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU (np. sprzedaż, darowizna spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu):

• jeżeli dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu prowadzona jest księga wieczysta - w przypadku księgi wieczystej prowadzonej w systemie elektronicznym numer tej księgi, w przypadku księgi prowadzonej w systemie papierowym odpis zwykły z księgi wieczystej wydany przez Sąd Rejonowy Wydział Ksiąg Wieczystych właściwy dla położenia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,

• zaświadczenie ze Spółdzielni potwierdzające prawo zbywcy do lokalu, (w przypadku, gdy na podstawie zaświadczenia ma być założona księga wieczysta, także informacja zawarta w zaświadczeniu o nr księgi wieczystej dla działki i budynku, w którym znajduje się lokal oraz składzie i powierzchni lokalu), ,
• podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów, to jest przydział lub wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub umowa o przekształcenie spółdzielczego lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, w przypadku spadkobrania łącznie z zaświadczeniem urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego,
• dane osobowe kupujących i sprzedających (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zameldowania),
• dodatkowo, w przypadku firm ? aktualny odpis z KRS lub Wpis do ewidencji działalności gospodarczej, REGON, NIP,
• wartość rynkowa prawa (cena sprzedaży),
• warunki i data wydania lokalu,
• nr rachunku bankowego, na który maja wpłynąć środki pieniężne,
• zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
• zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych.

4. TESTAMENT:

• dane osobowe sporządzającego testament (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zameldowania, data i miejsce urodzenia),
• dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania, data urodzenia).

5. PEŁNOMOCNICTWO DO SPRZEDAŻY NIERUCHOMOŚCI:

• dane osobowe mocodawcy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zameldowania),
• dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania),
• opis nieruchomości, najlepiej - zwykły odpis z księgi wieczystej lub jej numer jeżeli prowadzona jest w systemie elektronicznym.

6. AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA:

• odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
• testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony,
• odpisy skrócone aktów stanu cywilnego wszystkich osób wchodzących w krąg spadkobierców ustawowych (w przypadku osób, które na skutek zawarcia małżeństwa zmieniły nazwisko ? odpis skrócony aktu małżeństwa, w pozostałych przypadkach ? odpis skrócony aktu urodzenia),
• nr PESEL zmarłego
• inne dokumenty mogące mieć wpływ na ustalenie praw do spadku.

7. UMOWA MAJĄTKOWA MAŁŻEŃSKA:

• odpis skrócony aktu małżeństwa,
• dane osobowe małżonków (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zameldowania).

8. PRZYDATNE INFORMACJE:

Zaświadczenie urzędu skarbowego o wywiązaniu się zbywcy z obowiązku podatkowego jest wymagane, jeżeli zbywca nabył przedmiot umowy w drodze dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu nieodpłatnej renty, użytkowania oraz służebności dokonanej po 1 stycznia 2007 roku; przy czym zaświadczenie z urzędu skarbowego, odnośnie nabycia w drodze dziedziczenia, zawsze jest wymagane.

Jeżeli notariusz po wglądzie do księgi wieczystej stwierdzi, że nabycie nastąpiło na podstawie dziedziczenia, wówczas zażąda takiego zaświadczenia. Jeżeli zbywca zagubi lub nie znajdzie w posiadanych dokumentach odpisu postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, to przed udaniem się do urzędu skarbowego będzie musiał zamówić taki odpis w sądzie cywilnym, gdzie toczyła się sprawa o stwierdzenie nabycia spadku. Zaświadczenie z urzędu skarbowego jest potrzebne niezależnie od tego, czy osoba dziedzicząca czy obdarowana jest zwolniona od podatku lub nastąpiło przedawnienie.